Je klant wil verder. Zonder alles terug te zoeken.
De offerte zit in een e-mail, foto's kwamen los binnen en een afspraak is telefonisch gewijzigd. Een klantenportaal kan de informatie rond een opdracht samenbrengen op een herkenbare plek.
Van losse berichten naar een dossier.
Als een klant wil weten wat is afgesproken, moet die informatie terug te vinden zijn. Een eigen dossier kan de offerte, documenten en relevante afspraken bij elkaar houden.
We bepalen wat je klant moet kunnen zien en wat intern blijft. Daarbij nemen we ook situaties mee zoals meerdere opdrachten of meerdere contactpersonen bij dezelfde klant.
Een offerte met een vervolgstap.
Wat wil je dat de klant doet na het lezen van een offerte? Een vraag stellen, informatie aanvullen of akkoord geven? Die handeling bepaalt wat het portaal moet ondersteunen.
We bespreken wie op kantoor de reactie oppakt en wat er daarna gebeurt. Als digitaal ondertekenen nodig is, onderzoeken we welke oplossing en werkwijze daarbij passen.
Aanleveren bij de juiste opdracht.
Foto's, bestanden en antwoorden kunnen nodig zijn om werk voor te bereiden. Een portaal kan duidelijk maken wat je klant nog moet aanleveren en de informatie bij de juiste opdracht plaatsen.
Daarbij hoort een vervolgstap: kan kantoor ermee verder of ontbreekt nog iets? We bespreken wie de informatie beoordeelt en welke terugkoppeling de klant nodig heeft.
- Een document of foto bij een opdracht toevoegen.
- Terugvinden welke informatie al is aangeleverd.
- Zien welke vraag of afspraak nog aandacht vraagt.
Aansluiten op kantoor.
Het portaal moet passen bij hoe je offertes en opdrachten beheert. We onderzoeken of je CRM of andere software de benodigde gegevens beschikbaar kan maken.
We leggen vast welke gebruiker bij welk dossier hoort en wie gegevens mag aanpassen. Bij ieder afgerond onderdeel bekijken we samen of de samenwerking tussen klant en kantoor logisch verloopt.
Begin bij de vraag van je klant.
Vertel welke informatie je vaak opnieuw verstuurt of moet opvragen. We inventariseren de behoefte en werken een advies uit. Het eerste gesprek, de inventarisatie en het schriftelijke advies zijn gratis en vrijblijvend.
Daarna kies je de functies die je wilt laten bouwen, met een vaste prijs voor het afgesproken werk. Hosting en onderhoud regelen we maandelijks; ondersteuning of training als aparte afspraak.